A requisição está correta.
Você já sabe o que precisa comprar, em qual quantidade, qual unidade de medida, quais características são importantes e quando o material precisa chegar.
Agora vem uma pergunta que parece simples:
Onde eu compro isso?
Se você está começando em Compras, talvez sua primeira reação seja abrir o Google e pesquisar o nome do produto. E não há nada de errado nisso.
O problema não é usar o Google. O problema é acreditar que os primeiros fornecedores que aparecem na tela são necessariamente os fornecedores que você deveria consultar.
Encontrar uma empresa que vende determinado produto pode ser relativamente fácil. Encontrar fornecedores adequados para aquela compra é outra história.
Antes de procurar fora, procure dentro
Uma das primeiras coisas que eu faria antes de pesquisar novos fornecedores é descobrir se a empresa já comprou aquele material antes.
Se você trabalha em uma empresa com ERP, consulte o histórico. Procure pedidos anteriores, fornecedores cadastrados, contratos, preços praticados e datas das últimas compras.
Se não existe um sistema estruturado, talvez essa informação esteja em uma planilha, em uma pasta na rede, em notas fiscais antigas ou até nos e-mails do departamento.
Quem forneceu da última vez? Quanto pagamos? Quando foi feita a última compra? Qual marca foi entregue? Houve algum problema? O requisitante ficou satisfeito?
Às vezes, o fornecedor que você está procurando já está dentro da própria empresa.
E aqui aparece novamente algo que já conversamos neste blog: histórico de compras é informação.
Isso não significa que devemos comprar novamente do mesmo fornecedor. Significa apenas que começamos nossa pesquisa sabendo o que aconteceu antes.
Agora sim: vamos ao mercado
Suponha que não exista histórico ou que você queira encontrar alternativas para ampliar a concorrência.
Agora começa o famoso sourcing — em sua forma mais básica: procurar possíveis fontes de fornecimento.
Existem vários caminhos. Podemos encontrar fabricantes, distribuidores, revendedores, fornecedores locais, representantes comerciais, marketplaces B2B, empresas indicadas por requisitantes ou colegas e, claro, fornecedores encontrados nos mecanismos de busca.
Dependendo do que estamos comprando, alguns caminhos farão mais sentido do que outros.
E é justamente aí que começa o trabalho do comprador.
Fabricante ou distribuidor?
Essa é uma dúvida interessante para quem está começando.
Imagine novamente nosso exemplo do café. Precisamos comprar 50 pacotes de 500 g.
Será que faz sentido procurar diretamente uma grande indústria de café?
Talvez sim. Talvez não.
A indústria pode trabalhar com volumes mínimos muito superiores ao nosso, atender através de distribuidores ou simplesmente não possuir uma estrutura comercial adequada para vender aquela quantidade diretamente para nossa empresa.
Um distribuidor, por outro lado, pode trabalhar com várias marcas, manter estoque e atender quantidades menores.
Agora imagine uma grande empresa consumindo milhares de pacotes daquele mesmo café todos os meses. A conversa muda. Comprar diretamente do fabricante pode começar a fazer muito mais sentido.
Portanto, cuidado com regras como:
“Comprar direto do fabricante é sempre mais barato.”
Não necessariamente.
Preço é apenas uma parte da equação. Volume, logística, prazo, estoque, condição de pagamento, frequência de compra e nível de serviço também entram nessa conta.
Não existe uma fonte de fornecimento melhor para qualquer situação. Existe uma fonte mais adequada para determinada necessidade.
E o Google?
Use. Eu uso.
O Google é uma excelente ferramenta para começar uma pesquisa. Pesquise pelo produto, fabricante, distribuidores, região, características técnicas e termos relacionados.
Entre nos sites. Leia. Procure quem fabrica, descubra quem distribui e observe quais empresas aparecem repetidamente naquele mercado. Uma pesquisa acaba levando a outra.
No início da minha carreira, boa parte desse trabalho dependia muito mais de telefone, catálogos, indicações e relacionamento. Hoje temos uma quantidade enorme de informação disponível em poucos segundos.
Isso tornou a pesquisa muito mais rápida, mas não eliminou uma responsabilidade importante do comprador: verificar com quem estamos falando.
Encontrei um fornecedor. Posso pedir cotação?
Encontrar uma empresa na internet não significa automaticamente que ela deva participar da sua concorrência.
Antes de mandar uma solicitação de cotação, faça pelo menos uma primeira verificação.
Veja se aquela empresa realmente comercializa o produto que você procura. Consulte o site, confira CNPJ, localização e canais de contato. Procure entender se é fabricante, distribuidor ou revendedor, quais marcas trabalha e qual parece ser sua região de atendimento.
Dependendo da compra, outras verificações poderão ser necessárias.
Aqui ainda não estamos falando de um processo completo de homologação de fornecedores. Esse assunto merece uma conversa própria.
Estamos fazendo uma primeira triagem para não colocar qualquer empresa encontrada na internet dentro da nossa cotação.
Peça ajuda
Existe ainda uma fonte de informação que muita gente esquece: as pessoas.
Converse com o requisitante. Pergunte se ele conhece fabricantes ou fornecedores daquele material. Converse com outros compradores, colegas de outras áreas e até com fornecedores com quem você já possui relacionamento.
Uma indicação não significa que aquele fornecedor está automaticamente aprovado, mas pode fornecer um excelente ponto de partida para sua pesquisa.
Compras também é uma área construída através de relacionamentos e informação.
Quantos fornecedores eu preciso encontrar?
Aqui aparece uma das frases mais famosas de Compras:
“Precisamos de três cotações.”
Você provavelmente vai ouvi-la muitas vezes.
Algumas empresas realmente estabelecem em suas políticas a necessidade de três ou mais propostas. Se essa é a política da sua empresa, ela deve ser respeitada.
Mas é importante entender uma coisa desde o começo: três não é um número mágico.
Podemos receber três propostas ruins. Podemos consultar três fornecedores que não conseguem atender nosso prazo. Podemos receber três preços referentes a embalagens diferentes. Podemos até acreditar que temos três propostas para o mesmo produto quando, na verdade, estamos comparando coisas diferentes.
Lembra do nosso café? 50 pacotes não são 50 caixas.
Lembra do copo? Um copo de determinada capacidade ou material pode não ser equivalente a outro.
E o papel toalha já nos mostrou que dois produtos aparentemente iguais podem apresentar desempenhos completamente diferentes.
Por isso, nosso objetivo não é simplesmente colecionar três preços. Nosso objetivo é encontrar fornecedores capazes de participar de uma comparação que faça sentido.
Comece sua própria lista de fornecedores
Quando comecei em Compras, uma das primeiras coisas que fiz foi criar minha própria lista de fornecedores.
Naquela época ainda colecionávamos cartões de visita — e eram muitos, rs. Com o tempo, comecei a organizar essas informações em uma planilha.
No início era algo simples: nome da empresa, telefone, nome do contato e item fornecido. Aos poucos fui acrescentando outras informações e nomenclaturas que me ajudavam a localizar rapidamente quem poderia atender determinada necessidade.
E essa lista foi ficando enorme ao longo da minha carreira.
Talvez você pense: mas hoje, com ERP, internet, celular e tantas ferramentas disponíveis, ainda faz sentido manter uma lista dessas?
Na minha opinião, sim. E muito.
Existe uma diferença importante entre o cadastro de fornecedores da empresa e o conhecimento que o comprador acumula sobre o mercado fornecedor.
Imagine que você consulte dez empresas para determinada compra, mas apenas uma seja escolhida. Dependendo dos processos da sua empresa, talvez somente aquela que efetivamente receberá o pedido seja cadastrada no sistema.
E as outras nove?
Você pesquisou aquelas empresas, conversou com elas, descobriu o que fornecem e talvez até tenha recebido boas propostas. No entanto, como nenhuma delas recebeu o pedido, seus dados podem simplesmente desaparecer do seu radar.
É aí que uma boa lista começa a mostrar seu valor.
Quem trabalha há algum tempo em Compras provavelmente já viveu uma situação parecida:
“Precisamos comprar aquele item que foi desenvolvido para a Manutenção há uns cinco anos. Quem fez aquilo mesmo?”
E começa o exercício de memória:
“Foi o fulano? Não… acho que foi o beltrano. Espera aí, tinha um fornecedor que conseguiu fazer… qual era o nome dele?”
Pois é. Cinco anos depois, aquele contato pode valer muito mais do que parecia quando você o anotou.
No passado, ouvi até a expressão “carteira de fornecedores”, assim como existia a carteira de clientes na área comercial. Essas informações tinham valor porque representavam anos de contatos e conhecimento acumulado sobre determinado mercado.
Hoje temos contatos no celular, históricos de e-mail, ERP, plataformas de compras e mecanismos de busca. Tudo isso ajuda muito. Ainda assim, depender apenas dessas ferramentas pode significar depender da própria memória para lembrar quem fornecia o quê.
Por isso, se eu pudesse dar um conselho para quem está começando em Compras, seria este:
Comece sua lista de fornecedores desde o primeiro dia.
Não precisa inventar um sistema complicado. Comece com informações simples:
Empresa | Contato | Telefone | E-mail | Item ou serviço | Observações
Depois você pode acrescentar categorias, regiões atendidas, fabricantes representados, histórico de consultas ou qualquer outra informação que faça sentido para sua rotina.
Sua lista vai evoluir junto com você.
Depois de alguns anos, ela não será apenas uma planilha cheia de nomes. Será parte da memória da sua carreira como comprador.
Encontramos os fornecedores. E agora?
Agora temos uma requisição correta. Sabemos o que comprar e começamos a descobrir de quem podemos comprar.
Então chegou a hora de mandar um e-mail para todo mundo perguntando:
“Quanto custa?”
Não. Ainda não. rs
Se cada fornecedor receber informações diferentes, provavelmente receberemos propostas diferentes. E depois teremos um problema para comparar.
Antes de pedir preços, precisamos garantir que todos entendam exatamente o que estamos solicitando, em qual quantidade, em quais condições e para quando precisamos daquilo.
Ou seja, precisamos aprender a fazer uma boa solicitação de cotação.
No próximo artigo: como pedir uma cotação de verdade.