No último artigo, começamos a procurar fornecedores.
Pesquisamos na internet, consultamos nossa lista de contatos, buscamos indicações, olhamos para o histórico da empresa e encontramos algumas empresas que aparentemente podem fornecer aquilo de que precisamos.
Ótimo.
Agora chegou a hora de entrar em contato com os fornecedores e solicitar uma cotação.
Nossa requisição já está bem definida. Sabemos o que queremos comprar, temos quantidade, unidade de medida, especificação e demais informações necessárias sobre o produto.
Então bastaria copiar essas informações, mandar para três fornecedores e perguntar o preço, certo?
Quase.
Porque agora aparece uma nova camada de informação. Além de saber o que o fornecedor está oferecendo, precisamos conhecer as condições em que ele está oferecendo.
Preço, prazo de entrega, frete, impostos, condição de pagamento, validade da proposta…
É aqui que começamos a transformar uma simples pergunta de preço em uma solicitação de cotação estruturada.
Pedir preço não é a mesma coisa que pedir uma boa cotação
Para comparar propostas, precisamos pedir aos fornecedores não apenas o preço, mas todas as informações que poderão influenciar nossa decisão.
Imagine que nossa descrição do café esteja perfeita e que os três fornecedores estejam cotando exatamente o mesmo produto.
O primeiro responde apenas: R$ 500,00.
O segundo informa R$ 520,00, frete incluso e pagamento em 28 dias.
O terceiro oferece R$ 490,00, mas cobra frete à parte e pede pagamento antecipado.
Agora temos um problema diferente daquele que enfrentamos quando aprendemos a especificar corretamente um produto.
O produto é o mesmo. As condições comerciais, não.
Bem-vindo à RFQ
Já que estamos avançando um pouco na nossa jornada, vou apresentar uma das muitas siglas que você encontrará em Compras:
RFQ — Request for Quotation, ou Solicitação de Cotação.
Você também encontrará expressões como RFI, RFP e RFx. Mas, calma. Não precisamos transformar nossa compra de café em um processo gigantesco de Strategic Sourcing, rs.
Falaremos sobre tudo isso mais adiante.
Por enquanto, basta entender a lógica da RFQ: informar ao mercado aquilo que queremos comprar e solicitar aos fornecedores uma proposta comercial que nos permita avaliar as alternativas.
E isso pode ser muito mais simples do que o nome em inglês faz parecer.
Quando minha RFQ era uma folha de papel
Quando comecei em Compras, muitas das requisições de materiais indiretos chegavam literalmente em papel.
E não estou falando de uma impressão de algum sistema sofisticado.
Era aquele formulário de “Requisição de Compra” vendido em papelaria.
O requisitante preenchia e colocava no escaninho de Compras. Nós líamos a requisição e, quando alguma coisa não estava clara, procurávamos a pessoa, tirávamos as dúvidas e muitas vezes fazíamos observações e correções à mão no próprio documento.
Depois começava o processo de compra.
As cotações chegavam, o pedido era emitido e, no final, requisição, propostas e pedido de compra eram arquivados juntos em uma pasta numerada.
Não tínhamos um enorme arquivo eletrônico onde bastava pesquisar o número do processo.
Nosso histórico estava nas pastas.
E aquilo também era importante quando chegava uma auditoria. Era possível recuperar o processo e entender o que havia sido solicitado, quais fornecedores tinham participado, quais propostas foram recebidas e o que efetivamente havia sido comprado.
Hoje temos ERP, e-mail, plataformas de compras, catálogos eletrônicos e uma infinidade de ferramentas.
A tecnologia mudou muito.
A necessidade de registrar corretamente aquilo que estamos comprando, não.
Afinal, como eu envio uma cotação?
Não existe apenas uma maneira.
Você pode colocar todas as informações no corpo de um e-mail.
Pode utilizar um formulário padrão da empresa.
Pode criar uma planilha com os itens e campos que deseja que o fornecedor preencha.
Pode trabalhar em uma empresa cujo próprio sistema envia a solicitação para fornecedores previamente cadastrados.
E provavelmente ainda encontrará outras formas.
Aqui não precisamos estabelecer que uma é “certa” e as demais são “erradas”.
O importante é outra coisa:
Todos os fornecedores receberam informações suficientes para apresentar propostas que depois possam ser comparadas nas mesmas condições?
Essa é a pergunta.
O fornecedor precisa saber exatamente o que você está pedindo
Nossa requisição já foi trabalhada nos artigos anteriores. Portanto, boa parte da informação sobre o item já existe.
Agora precisamos transformar isso em uma consulta ao mercado.
Para nosso exemplo, poderíamos informar algo como:
Item: Café torrado e moído
Marca: XPTO
Apresentação: pacote de 500 g
Quantidade: 50 pacotes
Local de entrega: Endereço da empresa
Prazo desejado: informar disponibilidade/prazo de entrega
E solicitar que o fornecedor informe também:
Preço unitário e total; impostos, quando aplicável; frete; prazo de entrega; condição de pagamento; validade da proposta e demais condições comerciais.
Perceba o que estamos fazendo.
Não estamos apenas perguntando:
“Quanto custa?”
Estamos criando as condições para entender quanto custa, em quais condições e quando poderemos receber.
Isso muda bastante a qualidade da informação que chega à mesa do comprador.
Eu gosto de utilizar um formulário
Essa é uma preferência pessoal que desenvolvi trabalhando em Compras.
Quando possível, gosto de enviar uma estrutura para o fornecedor preencher.
Pode ser uma planilha ou um formulário com campos previamente definidos: item, quantidade, preço, impostos, frete, prazo de entrega, pagamento e outras informações necessárias para aquela compra.
Existe uma vantagem prática enorme nisso.
Se você envia a mesma estrutura para cinco fornecedores e os cinco devolvem todas as informações nos mesmos campos, seu trabalho de comparação fica muito mais fácil.
Na verdade, o mapa comparativo já começa a nascer ali.
Você não precisa abrir cinco propostas completamente diferentes tentando descobrir onde cada fornecedor colocou o prazo, se o frete está incluso ou qual condição de pagamento foi considerada.
Mas há um pequeno detalhe.
O mundo real não funciona sempre do jeito que gostaríamos, rs.
“Segue nossa proposta em anexo”
Você prepara aquela planilha bonitinha, envia para o fornecedor e pede:
“Favor preencher o arquivo anexo.”
Algumas horas depois chega a resposta:
“Bom dia. Segue nossa proposta em anexo.”
Você abre.
É o orçamento padrão gerado pelo sistema do fornecedor.
Ele ignorou completamente sua planilha.
Isso acontece.
E, convenhamos, dá para entender. Muitas empresas possuem seus próprios sistemas comerciais. O vendedor cadastra os itens, gera a proposta, envia o PDF e mantém tudo registrado dentro do processo dele.
Não precisamos transformar isso numa guerra.
O que precisamos verificar é se a proposta contém todas as informações necessárias para nossa análise.
Se contém, ótimo.
Se falta alguma coisa, perguntamos.
O formulário é uma ferramenta para organizar a informação. Ele não deve virar mais importante do que a própria informação.
Todos precisam partir da mesma pergunta
Há ainda um cuidado fundamental.
Imagine que você consulte três fornecedores.
Para o primeiro, você informa que precisa da entrega em cinco dias.
O segundo recebe apenas a quantidade.
Para o terceiro, você explica por telefone que aceita outra marca equivalente.
Quando as propostas chegarem, você poderá até colocar três preços lado a lado.
Mas eles talvez estejam respondendo a três perguntas diferentes.
É por isso que manter uma consulta minimamente padronizada é tão importante.
Quando houver uma alteração relevante na especificação ou nas condições da compra durante a cotação, verifique se os demais participantes também precisam receber aquela informação.
Não se trata apenas de organização.
Trata-se de tornar a comparação coerente.
Não tenha vergonha de perguntar novamente
Uma proposta chegou sem prazo de entrega?
Pergunte.
Não informou se o frete está incluso?
Pergunte.
A condição de pagamento está diferente daquela solicitada?
Pergunte.
Você não entendeu exatamente qual produto foi ofertado?
Pergunte.
Uma das piores coisas que podemos fazer é preencher mentalmente uma informação que o fornecedor nunca forneceu.
“Acho que o frete está incluso.”
Não ache.
Confirme.
Essa disciplina parece pequena numa compra de café. Mais adiante, quando estivermos trabalhando com compras maiores e mais complexas, ela fará uma diferença enorme.
Agora temos propostas. Mas quem ganhou?
Suponha que nossos três fornecedores responderam.
Agora temos preço, prazo, frete, pagamento, marca, apresentação e as demais condições que solicitamos.
Finalmente conseguimos colocar as propostas lado a lado.
E aí aparece uma situação muito comum:
Fornecedor A: R$ 480
Fornecedor B: R$ 510
Fornecedor C: R$ 535
Pronto.
Compramos do fornecedor A?
Ainda não.
Talvez ele tenha o menor preço, mas cobre frete. Talvez entregue em dez dias enquanto outro entrega amanhã. Talvez sua condição de pagamento seja pior. Talvez tenha oferecido uma marca diferente.
Agora começamos outra etapa fundamental da formação do comprador:
comparar propostas.
No próximo artigo, vamos montar nosso primeiro mapa comparativo de cotações.
E você verá por que, em Compras, o menor preço nem sempre significa a melhor compra.