Chegamos até aqui analisando nossa requisição de materiais de copa e cozinha. Questionamos quantidade, unidade de medida, marca, apresentação, qualidade e até características técnicas de itens aparentemente tão simples quanto café, copo descartável e papel toalha.
A requisição agora está correta.
E provavelmente você está pensando:
Beleza. Mas onde eu compro isso?
Agora começa uma nova etapa da formação do comprador: ir ao mercado.
Não existe apenas uma maneira de comprar
Se você trabalha em uma empresa pequena, talvez receba uma lista, pesquise alguns fornecedores na internet, telefone para uma empresa da região ou peça uma indicação.
Em outra empresa, pode existir uma lista de fornecedores já cadastrados e você deverá solicitar propostas somente a eles.
Empresas maiores podem trabalhar com distribuidores nacionais, portais B2B, catálogos eletrônicos, plataformas de e-procurement, contratos corporativos ou ferramentas eletrônicas de concorrência.
Portanto, não se preocupe neste momento em decorar uma única maneira de comprar.
O importante é entender o raciocínio.
A ferramenta muda. O princípio permanece.
Primeiro: descubra como sua empresa compra
Antes de abrir o Google e sair procurando fornecedores, converse com seu gestor ou com o comprador que está treinando você.
Pergunte:
Já compramos esse material anteriormente?
Essa talvez seja a primeira pergunta que eu faria.
Se a resposta for sim, temos um excelente ponto de partida.
Consulte o histórico.
Quem forneceu? Qual marca foi comprada? Quanto pagamos? Qual era a quantidade? Como foi o prazo de entrega? Houve algum problema com aquele fornecedor ou produto?
Perceba que novamente estamos sendo curiosos.
Você não precisa necessariamente repetir a compra anterior, mas ela lhe dará uma referência.
Existem fornecedores cadastrados?
Essa seria minha próxima investigação.
Dependendo da empresa, você poderá encontrar uma relação de fornecedores homologados ou simplesmente um histórico de empresas que já forneceram aquela categoria.
Comece por aí.
Se existem fornecedores que já atendem sua empresa, eles provavelmente já passaram por algum processo cadastral, possuem condições comerciais conhecidas e conhecem minimamente sua operação.
Mas cuidado:
fornecedor antigo não significa automaticamente que é o melhor fornecedor.
Ele é uma referência, não uma obrigação — salvo quando houver contrato, política ou alguma determinação interna.
E se eu precisar procurar novos fornecedores?
Agora começa uma parte muito interessante da profissão.
Você começará a conhecer o mercado.
Pode encontrar distribuidores especializados, fornecedores locais, atacadistas, representantes comerciais, fabricantes e também grandes plataformas de comércio eletrônico voltadas ao mercado corporativo.
Para nossos materiais de copa, higiene e escritório, por exemplo, existem grandes distribuidores e e-commerces B2B nos quais é possível consultar produtos, marcas, preços e condições comerciais.
Uma empresa pequena pode resolver aquela mesma necessidade com um distribuidor da própria cidade.
E não existe necessariamente certo ou errado aqui.
Existe aquilo que melhor atende à necessidade da empresa dentro de suas regras de Compras.
Não transforme a internet em seu departamento de Compras
Aqui existe uma armadilha para quem está começando.
Pesquisar três preços na internet não significa necessariamente realizar uma boa cotação.
Você precisa comparar coisas comparáveis.
Lembra do nosso café? Não adianta comparar:
Fornecedor A — Café Pilão Tradicional saco 500 g
Fornecedor B — Marca B, 500 g
Fornecedor C — Café Pilão Tradicional caixa 500 g (à vácuo)
e simplesmente concluir que B ganhou porque apresentou o menor preço.
Você voltou várias casas no nosso aprendizado.
Antes do preço vem a certeza de que todos estão oferecendo aquilo que você realmente precisa.
Agora começamos a falar de cotação
Depois de identificar fornecedores capazes de atender à necessidade, você solicitará as propostas.
E aqui nosso aprendizado começa a ficar ainda mais interessante.
Não vamos comparar somente preço. Vamos começar a olhar para:
- especificação;
- marca;
- quantidade;
- unidade de fornecimento;
- preço unitário;
- impostos, quando aplicável;
- frete;
- condição de pagamento;
- prazo de entrega;
- validade da proposta.
É por isso que aquele comprador que simplesmente pergunta:
“Quanto custa?”
ainda tem muito para aprender.
E o leilão eletrônico?
Você provavelmente ouvirá falar em RFQ, RFP, e-procurement, catálogo eletrônico, leilão reverso e várias outras ferramentas ao longo da carreira.
Calma. Chegaremos lá.
Neste momento, nosso objetivo é formar a base.
Antes de aprender a operar uma ferramenta sofisticada de negociação, você precisa saber o que está comprando, de quem está comprando, quais informações precisa solicitar e como comparar as respostas recebidas.
Se você dominar isso, mudar de telefone para e-mail, de e-mail para portal ou de portal para uma plataforma de sourcing será muito mais simples.
Seu trabalho não é encontrar três preços
Guarde isso.
O objetivo de uma cotação não é simplesmente conseguir três documentos para cumprir uma política.
Estamos procurando uma solução para uma necessidade da empresa.
E talvez o mercado nos mostre algo que nem o requisitante conhecia.
Um produto melhor. Uma embalagem mais adequada. Uma condição logística diferente. Uma alternativa que reduza consumo. Ou até uma solução que faça você voltar ao requisitante e dizer:
“Encontrei outra possibilidade. Vamos analisar juntos antes de comprar?”
É aqui que aquele comprador crítico, analítico, técnico e parceiro começa a aparecer.
No próximo post: nossa primeira cotação
Agora sabemos o que precisamos comprar e já entendemos onde começar a procurar.
Chegou a hora de conversar com o mercado.
No próximo post, vamos pegar nossa pequena cesta de café, copos e papel toalha e aprender como solicitar uma cotação corretamente.
Depois colocaremos as propostas lado a lado e construiremos nosso primeiro mapa comparativo.
A partir daí, preço será apenas uma das informações na nossa mesa.
Agora estamos começando a comprar de verdade.