Recebi as propostas. E agora?
Depois de alguns e-mails, telefonemas e cobranças — porque fornecedor também promete cotação “até o fim do dia” e às vezes desaparece, rs — finalmente chegaram nossas propostas.
Temos três fornecedores interessados, três propostas abertas na nossa frente e três preços diferentes.
E agora?
Como comprador iniciante, talvez o primeiro impulso seja procurar o menor preço.
Só que agora vamos conhecer uma ferramenta que provavelmente acompanhará você por toda a sua carreira na área:
o Mapa comparativo de cotações.
ERP, portal de compras, plataforma de sourcing, Excel ou até uma simples folha de papel: a tecnologia pode mudar. A lógica do mapa continua sendo uma das bases do trabalho do comprador.
O que é um mapa comparativo?
O mapa comparativo é a ferramenta que usamos para organizar e colocar lado a lado as propostas recebidas dos fornecedores.
Ele transforma várias propostas, cada uma apresentada de uma maneira diferente, em uma visão única da concorrência.
Em vez de abrir o orçamento do Fornecedor A, depois o PDF do B, voltar ao e-mail do C e tentar guardar tudo na cabeça, o comprador traz as informações relevantes para um mesmo lugar.
É ali que conseguimos enxergar:
preços, fretes, impostos, prazos de entrega, condições de pagamento, validade das propostas e demais condições comerciais relevantes para aquela compra.
Mas o mapa não serve apenas para organizar números.
Ele ajuda o comprador a enxergar a compra.
E essa diferença é importante.
O mapa comparativo não é apenas uma planilha
Quem está começando pode olhar para um mapa e pensar:
“É uma planilha onde colocamos os preços dos fornecedores.”
É também. Mas é muito mais do que isso.
Um bom mapa comparativo ajuda a responder algumas das perguntas mais importantes de uma concorrência:
Quem apresentou o menor preço?
O frete está incluso?
Estamos comparando exatamente o mesmo produto?
Qual fornecedor entrega mais rápido?
As condições de pagamento são iguais?
Há alguma informação faltando?
Existe alguma diferença comercial que precisa ser equalizada?
Onde existe espaço para negociação?
E, depois da decisão:
por que escolhemos aquele fornecedor?
Perceba que o mapa começa como uma ferramenta de organização, mas rapidamente se transforma em uma ferramenta de análise e decisão.
Vamos montar nosso primeiro mapa comparativo
Agora voltamos ao nosso café.
Nossa requisição foi corretamente especificada, pesquisamos fornecedores, enviamos nossa RFQ e três empresas responderam.
Vamos colocar as propostas lado a lado:
| Condição | Fornecedor A | Fornecedor B | Fornecedor C |
|---|---|---|---|
| Preço unitário | R$ 10,00 | R$ 10,40 | R$ 9,80 |
| Quantidade | 50 | 50 | 50 |
| Valor dos produtos | R$ 500,00 | R$ 520,00 | R$ 490,00 |
| Frete | R$ 50,00 | Incluso | R$ 80,00 |
| Prazo de entrega | 2 dias | 1 dia | 5 dias |
| Pagamento | 28 dias | 28 dias | Antecipado |
| Validade da proposta | 10 dias | 15 dias | 7 dias |
Pronto.
Acabamos de construir nosso primeiro mapa comparativo.
Simples? Muito.
Mas observe como nossa visão da compra mudou.
Agora o comprador começa a enxergar
Se olhássemos somente para o preço unitário, provavelmente nossos olhos iriam imediatamente para o Fornecedor C:
R$ 9,80.
É o menor preço.
Mas o mapa está nos mostrando outras coisas.
O Fornecedor C cobra R$ 80,00 de frete, entrega em cinco dias e ainda solicita pagamento antecipado.
Vamos acrescentar o impacto do frete:
| Itens | Fornecedor A | Fornecedor B | Fornecedor C |
|---|---|---|---|
| Produtos | R$ 500,00 | R$ 520,00 | R$ 490,00 |
| Frete | R$ 50,00 | Incluso | R$ 80,00 |
| Total | R$ 550,00 | R$ 520,00 | R$ 570,00 |
Olha só o que aconteceu.
O fornecedor que apresentava o menor preço unitário passou a apresentar o maior valor total entre os três.
Não precisamos procurar essa diferença em três propostas distintas.
O mapa mostrou.
É exatamente esse o seu papel.
Um bom mapa evidencia diferenças
o mapa não deve esconder diferenças. Ele deve evidenciá-las.
Se um fornecedor cobra frete e outro não, precisamos enxergar isso.
Se um entrega amanhã e outro em quinze dias, precisamos enxergar isso.
Se um oferece 28 dias para pagamento e outro exige pagamento antecipado, precisamos enxergar isso.
Se determinada informação não foi apresentada, isso também precisa ficar evidente.
Por isso, quando recebemos uma proposta incompleta, muitas vezes precisamos voltar ao fornecedor antes de concluir nossa comparação.
Não sabemos o frete?
Pergunte.
Não sabemos o prazo?
Pergunte.
Não sabemos se determinado imposto está incluso?
Confirme.
O mapa comparativo é tão bom quanto as informações que colocamos nele.
Não existe um único modelo de mapa comparativo
Conforme as compras ficam mais complexas, o mapa comparativo também evolui.
Em uma compra simples, talvez preço, frete, prazo e condição de pagamento sejam suficientes. Em outras categorias, começaremos a incorporar muitas outras variáveis: custos logísticos, instalação, manutenção, consumo, garantias, vida útil, custos operacionais e aquilo mais que fizer sentido para aquela aquisição.
Em processos mais estruturados, esse nível de informação pode inclusive ajudar o comprador em análises de Custo Total de Propriedade, ou o conhecido TCO, sigla para Total Cost of Ownership.
Não vamos entrar nesse assunto agora — ele merece um post próprio mais adiante. Por enquanto, guarde apenas uma ideia: quanto mais complexa a compra, menos sentido faz olhar apenas para o preço de aquisição.
E o mapa comparativo cresce junto com essa necessidade de análise.
O mapa também é memória da compra
Quando comecei em Compras, nossos processos eram arquivados fisicamente. Requisição, cotações, pedido de compra e demais documentos ficavam organizados em pastas numeradas.
O mapa comparativo fazia parte daquela história.
Se precisássemos consultar uma compra posteriormente — ou se uma auditoria pedisse o processo — era possível reconstruir o caminho percorrido.
Hoje podemos guardar praticamente tudo eletronicamente, mas essa função continua importante.
Um bom mapa ajuda a registrar:
quem participou da concorrência, quais condições foram apresentadas, quais diferenças existiam e quais informações estavam disponíveis no momento da decisão.
Por isso eu gosto desta ideia:
o mapa comparativo é uma fotografia da concorrência naquele momento.
Meses ou anos depois, alguém pode olhar para ele e compreender muito mais rapidamente o que aconteceu naquela compra.
E ele ainda prepara a negociação
Tem mais.
Quando colocamos os fornecedores lado a lado, começamos a perceber não apenas quem está melhor ou pior posicionado.
Começamos a enxergar onde estão as diferenças.
Um fornecedor tem ótimo preço, mas frete alto.
Outro tem preço maior, mas excelente condição de pagamento.
Outro entrega muito mais rápido.
Essas informações começam a fornecer elementos para a próxima etapa.
A negociação deixa de ser simplesmente:
“Você consegue dar um desconto?”
Agora o comprador possui informação.
E informação melhora muito a qualidade de uma negociação.
Comece simples
Se você está começando em Compras e sua empresa não possui um modelo, abra uma planilha.
Coloque os fornecedores nas colunas.
Nas linhas, coloque aquilo que precisa comparar.
Comece com preço, quantidade, frete, impostos, prazo de entrega, condição de pagamento e validade da proposta.
Depois adapte.
Com o tempo, você perceberá que cada categoria exige informações diferentes e seu mapa também evoluirá.
Não tenha pressa de criar uma planilha gigantesca cheia de fórmulas.
Primeiro aprenda a comparar.
Depois aprenda a sofisticar a ferramenta.
Porque Excel ajuda muito.
ERP ajuda muito.
Plataformas de compras ajudam muito.
Mas nenhuma delas substitui a capacidade do comprador de olhar para aquele mapa e perguntar:
“O que essas propostas estão me dizendo?”