Nosso pedido de compra foi emitido, aprovado e enviado ao fornecedor.
Agora podemos passar para a próxima requisição e esquecer aquela compra?
De jeito nenhum!
Se você acompanhou nosso último artigo, viu que o pedido formaliza as condições negociadas com o fornecedor. Nele estão registrados os materiais, as quantidades, os preços, os prazos e as demais condições comerciais.
Mas existe uma diferença importante entre o fornecedor prometer uma entrega e o material realmente chegar à empresa.
É justamente nesse intervalo que entra uma das atividades mais importantes da rotina de Compras: o follow-up.
Afinal, o que é follow-up?
Follow-up é o acompanhamento de uma atividade para verificar seu andamento e garantir que as próximas etapas aconteçam conforme o esperado.
Em Compras, utilizamos esse termo principalmente para o acompanhamento dos pedidos emitidos, embora ele também possa ser aplicado a cotações, contratos e outras atividades.
Nosso objetivo é simples: acompanhar o compromisso assumido pelo fornecedor, identificar possíveis problemas antecipadamente e manter as pessoas envolvidas informadas.
E aqui existe uma diferença importante.
Follow-up não significa simplesmente telefonar para o fornecedor no dia em que o material deveria chegar e perguntar:
“Cadê meu pedido?”
Se fizermos isso, talvez descubramos um problema quando já não houver tempo para resolvê-lo.
Um bom acompanhamento começa antes.
Na minha mesa havia uma pilha de pedidos
Quando comecei em Compras, os pedidos eram transmitidos aos fornecedores por fax.
Depois de enviar o documento, guardávamos o comprovante de transmissão e confirmávamos por telefone se o fornecedor havia recebido.
Em seguida, o pedido ia para uma pilha de documentos na minha mesa.
Aquela pilha fazia parte do meu sistema pessoal de acompanhamento.
Cada pedido tinha uma previsão de entrega e, conforme sua importância, eu organizava quando deveria entrar em contato novamente com o fornecedor.
Se o prazo fosse de uma semana, por exemplo, depois de três dias eu poderia ligar para verificar se estava tudo certo.
Se fosse uma compra com prazo de um mês, o acompanhamento poderia ser semanal.
Não existia uma regra única para todos os pedidos.
O acompanhamento precisava fazer sentido para o prazo, a natureza do material e a necessidade do requisitante.
Hoje, muitos sistemas possuem relatórios de pedidos em aberto, alertas e ferramentas que facilitam bastante esse trabalho.
Mas a lógica continua a mesma: o comprador precisa saber o que está pendente, quando deveria chegar e se existe algum risco de atraso.
Não espere o problema chegar até você
Imagine que a manutenção solicitou uma peça importante para um equipamento.
O fornecedor informou um prazo de entrega de quinze dias.
Você emitiu o pedido, recebeu a confirmação e seguiu trabalhando nas demais requisições.
No décimo quinto dia, o material não chegou.
Você liga para o fornecedor e descobre que a peça sequer entrou em fabricação porque havia uma dúvida sobre uma especificação.
Agora temos um problema.
Se tivéssemos acompanhado o pedido alguns dias antes, talvez essa dúvida pudesse ter sido identificada e resolvida a tempo.
Esse é um dos principais benefícios do follow-up: antecipar problemas em vez de apenas reagir a eles.
Naturalmente, nem todo atraso pode ser evitado. Existem problemas de produção, transporte, disponibilidade de matéria-prima e muitas outras situações que fogem ao controle do comprador.
Mas conhecer o problema antecipadamente aumenta nossas possibilidades de atuação.
Todos os pedidos precisam do mesmo acompanhamento?
Não necessariamente.
Lembra quando conversamos sobre a importância de dar vazão às requisições e utilizar bem o tempo do comprador?
A mesma lógica vale aqui.
Uma compra simples, de entrega imediata e fornecedor conhecido pode exigir apenas uma confirmação e uma verificação próxima da data prevista.
Já um equipamento fabricado sob encomenda, com prazo de sessenta dias, talvez precise de acompanhamentos periódicos e mais detalhados.
Em algumas situações, o acompanhamento pode ser tão importante que justifica uma visita ao fornecedor.
Eu mesmo já peguei táxi para verificar pessoalmente o andamento da fabricação de determinados materiais.
Não era passeio, rs.
Dependendo da importância da compra, precisava ter segurança de que a produção estava realmente acontecendo conforme o combinado.
O comprador deve aprender a avaliar o risco e a importância de cada pedido para definir a intensidade do acompanhamento.
Follow-up eficiente não é ligar todos os dias. É acompanhar na frequência necessária.
E o requisitante? Ele precisa saber o que está acontecendo
Sim. E considero esse um dos pontos mais importantes.
Nosso cliente interno não deveria precisar ligar constantemente para Compras perguntando sobre o andamento de sua requisição.
É claro que nem sempre conseguiremos atualizar cada pessoa a todo momento, especialmente quando temos dezenas de pedidos em aberto.
Mas precisamos estabelecer uma comunicação adequada, principalmente nas compras críticas ou quando existe alguma mudança relevante.
Se o fornecedor confirmou a entrega, ótimo.
Se houve alteração no prazo, o requisitante precisa saber.
Se existe um problema de fabricação, precisamos comunicar a situação e, quando possível, apresentar alternativas.
Isso ajuda o cliente interno a reorganizar suas atividades e evita surpresas desagradáveis.
Lembre-se: para Compras, aquele documento pode ser apenas mais um pedido em aberto. Para o requisitante, pode representar a continuidade de uma atividade essencial.
Uma planilha pode resolver muita coisa
Se a empresa possui um ERP com ferramentas de acompanhamento, aproveite os recursos disponíveis.
Mas, se você está começando em uma empresa pequena, sem um sistema estruturado, uma planilha simples já pode ajudar bastante.
Você pode organizar as informações assim:
| Pedido | Fornecedor | Entrega prevista | Situação | Próximo contato |
|---|---|---|---|---|
| 1250 | Fornecedor A | 15/10 | Confirmado | 13/10 |
| 1251 | Fornecedor B | 22/10 | Em fabricação | 17/10 |
| 1252 | Fornecedor C | 14/10 | Aguardando confirmação | Hoje |
Não é necessário começar com uma ferramenta sofisticada.
O importante é conseguir responder rapidamente:
- Quais pedidos ainda estão em aberto?
- O que deveria chegar nos próximos dias?
- Quais entregas estão atrasadas?
- Quais fornecedores precisam ser contatados?
- Quais requisitantes precisam receber uma atualização?
E, principalmente, registrar o que foi combinado.
Uma ligação pode resolver muita coisa, mas registrar por e-mail uma alteração importante de prazo ou condição ajuda a evitar dúvidas futuras.
Follow-up não é perseguir fornecedor
Existe também uma questão de relacionamento.
O fornecedor precisa cumprir os compromissos assumidos, e o comprador deve acompanhar esse cumprimento.
Mas isso não significa transformar cada contato em cobrança agressiva.
Muitas vezes, uma conversa simples resolve:
“Bom dia! Estou acompanhando nosso pedido 1251, previsto para entrega na próxima semana. Está tudo conforme o planejado? Existe algum ponto que precise da nossa atenção?”
Perceba que estamos buscando informação, não apenas pressionando.
Naturalmente, quando existem atrasos recorrentes ou compromissos descumpridos, será necessário adotar uma postura mais firme e avaliar as providências cabíveis.
Mas a intenção do acompanhamento é garantir que a compra aconteça conforme o combinado, não criar um conflito desnecessário com o fornecedor.
O material chegou. Acabou o follow-up?
A entrega física é uma etapa importante, mas ainda precisamos confirmar se aquilo que chegou corresponde ao pedido.
A quantidade está correta?
O material atende à especificação?
Houve alguma avaria?
A documentação está adequada?
Na minha experiência, alguns materiais eram recebidos e conferidos diretamente pelo pessoal do estoque. Em outras situações, eu precisava descer até a área de recebimento para verificar pessoalmente.
Já devolvi muitos materiais por divergências ou falta de conformidade.
E esse assunto merece uma conversa própria.
Porque receber uma mercadoria não é a mesma coisa que aceitá-la sem conferir.
No próximo artigo, vamos falar sobre recebimento, conferência e o que fazer quando o fornecedor entrega algo diferente daquilo que compramos.
Por enquanto, guarde esta ideia:
O pedido de compra registra o compromisso. O follow-up ajuda a garantir que ele seja cumprido.