Chegamos a mais uma etapa da nossa primeira compra.
A requisição foi analisada, encontramos fornecedores, solicitamos cotações, montamos nosso mapa comparativo e negociamos as condições comerciais.
Escolhemos o fornecedor. E agora?
Agora precisamos formalizar aquilo que foi combinado.
É hora de emitir o pedido de compra.
O que é um pedido de compra?
O pedido de compra, também conhecido pela sigla PO (Purchase Order), é o documento utilizado pela empresa compradora para formalizar uma aquisição junto ao fornecedor.
Ele registra o que será comprado, em qual quantidade, por qual preço e sob quais condições comerciais.
Pode parecer uma simples formalidade, principalmente quando toda a negociação já aconteceu por e-mail ou telefone. Mas o pedido é uma referência importante para o fornecedor e para os departamentos que participarão das próximas etapas da aquisição.
A requisição representa a necessidade apresentada pelo cliente interno. O pedido de compra formaliza essa necessidade junto ao fornecedor escolhido.
São documentos diferentes, com finalidades diferentes.
Como eram os pedidos quando comecei em Compras
Quando comecei na área, trabalhava com um sistema chamado Siscorp. Era um ERP que controlava estoques, emitia relatórios e permitia realizar boa parte das atividades de Compras.
O cadastro de materiais de estoque era responsabilidade do pessoal do almoxarifado, enquanto nós, compradores, tínhamos autonomia para cadastrar fornecedores.
Era uma empresa pequena, com processos relativamente simples. Não existiam as etapas de homologação e due diligence que encontramos em muitas empresas atualmente.
Essa autonomia facilitava bastante nossa rotina.
Hoje, dependendo da organização, o cadastramento de um fornecedor pode exigir documentação, verificações de compliance e aprovações de outras áreas. É comum que o próprio comprador não tenha permissão para concluir esse cadastro.
Os controles evoluíram, mas uma coisa permaneceu: sem dados corretos, não conseguimos emitir um bom pedido de compra.
O que precisa constar no pedido?
Embora cada empresa tenha seu modelo e suas particularidades, um pedido de compra normalmente precisa identificar claramente o fornecedor, os materiais ou serviços adquiridos e as condições acordadas.
Entre as informações mais comuns estão:
- Número e data do pedido;
- Identificação do fornecedor e da empresa compradora;
- Descrição dos materiais ou serviços;
- Quantidade e unidade de medida;
- Preço unitário e valor total;
- Condições de frete e entrega;
- Prazo e local de entrega;
- Condições de pagamento;
- Informações fiscais e demais condições aplicáveis.
Observe que boa parte dessas informações já apareceu nos nossos artigos sobre cotação e mapa comparativo.
Isso não é coincidência.
O pedido precisa refletir aquilo que foi negociado e aprovado.
Se combinamos frete incluso, não podemos emitir um pedido que permita cobrança de frete à parte sem a devida correção.
Se negociamos pagamento em 28 dias, precisamos conferir se essa condição foi registrada corretamente.
Um erro aparentemente pequeno pode provocar divergências no recebimento, na nota fiscal ou no pagamento.
Antes de enviar, alguém precisa aprovar?
Depende da política da empresa.
No início da minha carreira, emitíamos os pedidos pelo sistema, mas a aprovação era manual.
Isso mesmo: o pedido precisava ser impresso e levado para assinatura do sócio, proprietário ou diretor.
Imagine o transtorno de depender da disponibilidade de uma única pessoa para liberar compras de diferentes valores e níveis de importância.
Com o tempo, meu gestor estabeleceu limites de aprovação, que hoje conhecemos como alçadas.
Até determinado valor, o comprador tinha autonomia. Acima desse limite, o pedido seguia para o gerente de Compras. Valores maiores exigiam aprovação da gerência administrativa e, posteriormente, da diretoria.
A mudança facilitou muito nossa rotina.
As alçadas permitem distribuir a responsabilidade pelas aprovações de acordo com critérios definidos pela empresa, evitando que todas as decisões precisem chegar à diretoria.
Hoje, muitos sistemas realizam esse fluxo eletronicamente. O pedido percorre as aprovações configuradas e, depois de liberado, pode ser enviado ao fornecedor.
Mas o princípio continua o mesmo: o comprador precisa conhecer e respeitar as regras de aprovação da empresa.
Do fax ao pedido eletrônico
Depois de aprovado, precisávamos transmitir o pedido ao fornecedor.
E fazíamos isso por fax.
Enviávamos o documento, guardávamos aquele pequeno comprovante de “transmissão OK” e, muitas vezes, ainda ligávamos para confirmar que o fornecedor realmente havia recebido o pedido.
Pode parecer trabalhoso para quem começou a trabalhar com portais eletrônicos e sistemas integrados, mas havia uma razão para esse cuidado.
Não bastava emitir o documento. Precisávamos ter segurança de que ele havia chegado ao destinatário correto.
Hoje, o envio pode acontecer por e-mail, portal de fornecedores, integração entre sistemas ou outras ferramentas.
Independentemente do meio utilizado, o cuidado permanece válido.
O pedido foi enviado. Mas o fornecedor recebeu, conferiu e aceitou as condições?
Essa confirmação é importante, principalmente quando a compra possui prazo crítico ou condições específicas.
O pedido saiu da minha mesa. A compra terminou?
Ainda não.
Naquela época, depois de transmitir o pedido, ele ia para uma pilha de documentos na minha mesa.
Era a minha maneira de organizar os pedidos que ainda precisavam ser acompanhados.
Se a entrega estava prevista para uma semana, eu poderia entrar em contato depois de três dias para verificar se estava tudo certo.
Se o prazo fosse de um mês, o acompanhamento poderia ser semanal.
Tudo dependia da natureza da compra, do prazo e da importância daquele material para a empresa.
Esse trabalho tem um nome muito conhecido em Compras: follow-up.
E merece um artigo próprio, porque emitir pedidos com agilidade não adianta muito se depois ninguém acompanha o que foi comprado.
Uma última conferência antes de seguir
Para quem está começando, deixo uma orientação simples: antes de enviar o pedido, confira se ele realmente corresponde à proposta escolhida e às condições negociadas.
Verifique também se as aprovações necessárias foram obtidas.
Com a prática, essa conferência passa a fazer parte da sua rotina e você começa a identificar divergências com mais facilidade.
O sistema ajuda bastante, mas não substitui completamente a atenção do comprador.
Um pedido bem emitido evita problemas que poderiam aparecer somente na entrega ou no pagamento.
E agora que o pedido foi enviado, começa outra responsabilidade importante: garantir que aquilo que compramos seja entregue conforme o combinado.
No próximo artigo, vamos falar sobre o follow-up em Compras e por que acompanhar um pedido é muito mais do que ficar cobrando o fornecedor.