Nosso mapa comparativo está pronto.
Colocamos as propostas lado a lado, analisamos preço, frete, prazo de entrega, condição de pagamento e as demais condições comerciais.
Agora vem uma pergunta bastante natural:
É hora de negociar?
Talvez.
E esse “talvez” é importante.
Quando começamos a trabalhar em Compras, é comum associarmos negociação a uma frase bastante conhecida:
“Consegue melhorar esse preço?”
Sim, pedir desconto faz parte do aprendizado de um comprador. Mas existe algo que, principalmente no começo da carreira, você vai aprender rapidamente:
as requisições não param de chegar!
No começo, você provavelmente terá uma fila esperando por você
Neste início, provavelmente você não receberá logo de cara uma grande categoria estratégica para desenvolver.
Recebe requisições. E muitas.
Enquanto você trabalha em uma compra, outras continuam chegando. Cada requisitante acredita que sua necessidade é urgente e, não raramente, gostaria de receber o material para ontem.
É nesse ambiente que o comprador iniciante começa a desenvolver algo fundamental: agilidade sem perder qualidade.
Você precisa aprender a ler uma requisição, perceber rapidamente se possui todas as informações necessárias, encontrar fornecedores, solicitar cotações, cobrar propostas, montar seu mapa comparativo, analisar as condições e fazer o processo andar.
No começo, boa parte do aprendizado está justamente aí.
Ganhar ritmo.
Negociar também consome tempo
Imagine que você tenha quinze requisições aguardando e esteja trabalhando em uma pequena compra.
Você fez a cotação, recebeu propostas coerentes com aquilo que conhece do mercado, montou seu mapa e encontrou uma diferença muito pequena entre os fornecedores.
Ainda assim, decide ligar para três empresas, enviar contrapropostas, esperar os retornos e atualizar novamente seu mapa.
Depois de meia hora, consegue economizar R$ 15,00 do preço unitário.
Você conseguiu um desconto.
Mas existe outra pergunta:
fez uma boa utilização do seu tempo?
Enquanto negociava aqueles R$ 15,00, outras requisições continuaram paradas.
Por isso, uma das coisas que o comprador começa a aprender com a experiência é onde vale a pena parar para negociar e onde é melhor dar andamento ao processo.
Conclua o mapa e olhe para ele
Era assim que eu procurava trabalhar.
Depois de receber as propostas, concluia meu mapa comparativo e analisava rapidamente as condições.
Os preços estão coerentes?
Estão dentro daquilo que eu esperava?
Tenho algum histórico daquela compra?
Existe alguma diferença relevante entre os fornecedores?
Dependendo do valor do item, do valor total da compra e das condições apresentadas, muitas vezes eu simplesmente seguia o processo de compra.
Não havia necessidade de transformar toda cotação em uma longa negociação.
Em outras situações, porém, o próprio mapa mostrava uma oportunidade clara.
E aí, sim, valia a pena negociar.
A negociação precisa ter lógica
Imagine que um fornecedor tenha apresentado o melhor preço unitário, mas tenha perdido competitividade porque seu frete é muito alto.
Agora temos algo concreto para trabalhar.
Podemos tentar reduzir o frete.
Podemos verificar se existe um volume mínimo para isenção.
Talvez o fornecedor não consiga mexer no transporte, mas tenha margem para reduzir o preço unitário.
Ou podemos ter outra proposta mostrando que aquele produto está sendo oferecido no mercado por um valor menor.
Perceba que agora existe uma razão para nossa conversa.
É muito diferente de simplesmente ligar e dizer:
“Consegue me dar 10% de desconto?”
Por que 10%?
Por que não 5%?
Por que não 15%?
De onde veio esse número?
Se o fornecedor perguntar:
“Em que você está se baseando para chegar nesse preço?”
o comprador deveria ter uma resposta.
Pode ser uma proposta concorrente, um histórico de compra, uma mudança de volume, uma condição logística ou alguma outra informação concreta.
O importante na hora de negociar é ter lógica.
Seu histórico também é uma ferramenta de negociação
Conforme você permanece na área, começa a acumular uma coisa extremamente valiosa: histórico.
Imagine que determinado material tenha sido comprado regularmente por R$ 100 e agora apareça por R$ 112.
Isso não significa automaticamente que o fornecedor esteja cobrando caro.
Pode ter ocorrido aumento de matéria-prima, inflação, câmbio, mudança logística ou algum reajuste perfeitamente justificável.
Mas agora você tem uma referência.
Pode perguntar:
“Na última compra pagamos R$ 100. O que provocou esse reajuste?”
Observe novamente a diferença.
Você não está simplesmente pedindo desconto.
Está tentando entender o preço.
Se houver espaço para manter a condição anterior, ótimo.
Se o fornecedor justificar o reajuste de maneira consistente, você acaba de aprender alguma coisa sobre aquele mercado.
E quanto mais você conhece o mercado, melhores tendem a ser suas próximas decisões.
Eu nunca gostei de negociar por negociar
Ao longo da minha carreira, ouvi muito a frase: esprema o fornecedor até a última gota! Nunca gostei da ideia de transformar toda negociação em uma tentativa de apertar o fornecedor até o último centavo.
Naturalmente, o comprador representa os interesses da empresa para a qual trabalha. Precisamos buscar boas condições comerciais, questionar diferenças e negociar quando encontramos oportunidades.
Mas o fornecedor também precisa ter interesse em vender para nossa empresa.
Eu sempre quis que meus fornecedores estivessem satisfeitos em fornecer para mim.
Não queria que, ao ver meu telefone, pensassem:
“Lá vem aquele comprador pedir desconto de novo.”
Isso não significa aceitar qualquer preço ou deixar de negociar.
Significa entender que uma relação comercial saudável precisa fazer sentido para os dois lados.
Um bom fornecedor também precisa ganhar dinheiro.
Principalmente quando estamos construindo uma relação que esperamos manter por bastante tempo.
Negociação não é apenas preço
Nosso mapa comparativo já nos ensinou isso.
Preço é uma variável importante, mas existem outras condições comerciais que também podem ser trabalhadas.
Nesta etapa inicial de Compras e com os produtos que você será responsável, podemos negociar frete, prazo de pagamento, prazo de entrega, quantidade, volume mínimo, entre outras condições.
Às vezes o fornecedor não consegue reduzir um centavo do preço unitário, mas consegue absorver o frete.
Em outra situação, mantém o preço, mas melhora bastante a condição de pagamento.
Pode também existir um volume a partir do qual a entrega passa a ser sem custo.
É por isso que, antes de simplesmente pedir desconto, vale olhar novamente para o mapa e perguntar:
Onde está a oportunidade?
E o requisitante que quer tudo para ontem?
Enquanto conversamos com fornecedores, existe outra negociação acontecendo: aquele feito com nosso cliente interno.
É muito comum o requisitante desejar o material o mais rápido possível.
Às vezes, para ontem.
Só que o comprador também precisa conhecer e comunicar a realidade do mercado.
Se determinado material normalmente exige dez dias para fabricação, precisamos ajudar nosso cliente interno a compreender isso. Com o tempo, esse conhecimento também ajuda as áreas a planejarem melhor suas próximas necessidades.
Podemos, sim, educar o cliente interno sobre os prazos reais do mercado.
Mas cuidado para não transformar isso em desculpa.
Compras também precisa ser ágil.
Se a requisição está completa, sabemos onde consultar, os fornecedores responderam e conseguimos analisar rapidamente nosso mapa, não existe motivo para deixar o processo parado na nossa mesa.
Alinhar expectativas com o requisitante e dar vazão às compras são duas responsabilidades que precisam caminhar juntas.
Quanto vale uma hora do seu trabalho?
Essa é uma pergunta que vale a pena começar a fazer desde cedo.
O comprador possui uma quantidade limitada de horas no dia.
Por isso, não faz sentido aplicar exatamente o mesmo esforço a todas as compras.
Uma compra simples e de pequeno valor não necessariamente merece a mesma quantidade de horas dedicada a uma aquisição de alto valor, alto risco ou grande complexidade.
Isso não significa fazer compras pequenas de qualquer jeito.
Significa aprender a direcionar esforço para onde ele pode gerar mais resultado.
Se você gastar uma hora para economizar R$ 20, talvez tenha deixado de usar essa mesma hora em uma negociação na qual poderia economizar R$ 2.000.
No início da carreira, essa percepção ainda está sendo construída.
Você ainda está conhecendo fornecedores, materiais, preços e mercados.
Por isso, dar vazão às requisições também faz parte da sua formação como comprador.
Com o tempo, você começa a reconhecer rapidamente aquilo que pode seguir e aquilo que merece parar um pouco mais na sua mesa.
Mais adiante, quando entrarmos no universo de Strategic Sourcing, veremos que existem maneiras muito mais estruturadas de pensar sobre onde Compras deve concentrar tempo e esforço.
Por enquanto, guarde a lógica.